Bókasafnið - 01.04.1992, Page 15

trolled vocabulary). Við lyklun má leggja til grundvall-
ar orðaforða höfundar eins og hann kemur fram í þeirri
heimild sem gefa á efnisorð.
Ofangreindur staðall um gerð efnisorðaskráa byggir á
fyrri tegundinni þ.e.a.s. á hugmyndum um kerfisbundið
val orðaforða og staðlaða notkun hans eftir ákveðnum
reglum en notagildi efnisorða við lyklun gagna og við
heimildaleit ræðst einmitt mjög af því efnisorðakerfi sem
notað er. Tengslum milli efnisorða má ennfremur skipta í
tvær mismunandi gerðir eftir því hvenær tengslin eru
rnynduð (sbr. ÍST 90, 1991, s. 7):
1) Annars vegar svokölluð eftirtengsl eða leitartengsl (e.
post-coordination). Tengsl milli efnisorða eru þá
mynduð við heimildaleit eftir tilteknum kerfum, t.d. í
tölvu með Boole-leitaraðferðum, en tölvuleit er í eðli
sínu eftirtengd leit þar sem hvert efnisorð getur verið
sjálfstæður leitarlykill eða tengst öðru leitarorði.
2) Hins vegar eru svokölluð fortengsl eða kerfisbundin
tengsl (e. pre-coordination). Eru þau tengsl mynduð
við lyklun samkvæmt reglurn efnisorðaskrár. Sýna má
tengslin á mismunandi hátt, t.d. með táknum, með
staðsetningu efnisorðs innan færslu eða með letur-
breytingum.
Kerfisbundnar efnisorðaskrár
Sýnt er að lyklun og notkun efnisorða við efnisgrein-
ingu og heimildaleit mun aukast mjög hér á landi í nánustu
framtíð, m.a. vegna vaxandi tölvuvæðingar safna. Af
þessu leiðir að þörfin fyrir íslenskar efnisorðaskrár verður
sífellt brýnni. Reglufesta í gerð efnisorða gerir lyklun
markvissari og auðveldar samvinnu milli safna og stuðlar
þannig að aukinni og markvissari endurheimt við heim-
ildaleit sem er einn megintilgangurinn með gerð og notk-
un efnisorðaskráa. Til að tryggja markvissa notkun efnis-
orða og skilvirkar heimildaleitir er mikilvægt, bæði fyrir
þá sem gefa heimildum efnisorð og þeim sem leita heim-
ilda, að hafa lista með viðurkenndum orðum til að styðjast
við.
Hlutverk efnisorðaskráa, þ.e.a.s. staðlaðra og sam-
ræmdra skráa yfir heiti hluta, efnisflokka, staði og stofn-
anir, svo dæmi séu tekin, er að tryggja samkvæmni við
lyklun, þ.e. að upplýsingar um tiltekið efnissvið dreifist
ekki undir mörg mismunandi efnisorð sem eykur hættuna
á að hluti upplýsinganna komi ekki fram við heimildaleit-
ir.
Síðastliðið sumar veitti menntamálaráðuneytið höf-
undi ásamt Margréti Loftsdóttur forstöðumanni bóka-
safns Flensborgarskóla í Hafnarfirði styrk til þess að hefja
samantekt á kerfisbundinni efnisorðaskrá. Uppbygging
hennar tekur mið af áðurnefndum staðli. Um er áð ræða
almenna efnisorðaskrá. Miðast skráin að hluta til við efn-
isorð sem þegar eru í notkun í nokkrum framhaldsskólum
en getur að mati höfunda einnig nýst öðrum almennum
söfnum, s.s. almenningsbókasöfnum og bókasöfnum í
grunnskólum. Vinnsla og uppsetning skrárinnar byggir á
bresku tölvuforriti, TINterm. Stefnt er að útgáfu skrár-
innar á næstunni og væri æskilegt að sérefnisskrár fylgdu í
kjölfar hennar. Skiptist efnisorðaskráin í tvo hluta en þeir
eru:
1) Stafrófsröðuð framsetning sem er jafnframt megin-
hluti skrárinnar. I honum eru valorð og vikorð. Sýnd
eru innbyrðis tengsl rnilli valorða, þ.e. víðari, þrengri
og skyld heiti. Ennfremur eru umfangslýsingar og at-
hugasemdir ef ástæða þykir til.
2) Stigveldisskipt framsetning. I þessum hluta eru yfir-
heiti í stafrófsröð og er stigveldisskipan sýnd með
inndrætti. I stigveldunum eru eingöngu valorð.
Kerfisbundin efnisorðaskrá er nauðsynlegt hjálpartæki
við lyklun heimilda og á að tryggja að tiltekið efnisinntak
fái ávallt sama efnisorð. Efnisorðaskrá vísar jafnframt
þeim sem leita heimilda frá vikorðum á það efnisorð sem
heimildir er að finna undir, þ.e. á valorðið - það orð sem
valið hefur verið úr hópi samheita eða samheitaígilda til að
lýsa tilteknu efnisinntaki heimildar við lyklun.
Verklagsreglur við efnisorðagjöf
Flokkunarnefnd hefur ákveðið að næsta verkefni
nefndarinnar verði að þýða alþjóðlega staðalinn ISO 5963
sem ber titilinn Heimildaskráning - aðferðir við skoðun
heimilda, ákvörðun efnis þeirra og val efnisorða. Iðn-
tæknistofnun hefur samþykkt útgáfu staðalsins. í honum
er lýst verklagsreglum við lyklun og er þar mælt með því
að gefa hverri heimild eins mörg efnisorð og þurfa þykir
miðað við efnisinnihald hennar og þarfir notenda. Enn-
fremur er mælt með að velja ávallt sértækustu orðin sem
völ er á sem efnisorð. Ef kerfisbundin efnisorðaskrá er
fyrir hendi er mælt með að velja þrengsta heitið (e. rnost
specific term) sem kostur er á til að lýsa tilteknu efnisinn-
taki.
Meðan ekki eru til íslenskar efnisorðaskrár verða þeir
sem lykla heimildir að móta sínar eigin verklagsreglur. Má
þar t.d. styðjast við þær aðferðir sem lýst er í staðlinum
um gerð efnisorða (ÍST 90). í íslensku útgáfunni af Dewey
flokkunarkerfinu frá 1987 er ítarlegur efnislykill sem má
nota sem hjálpargagn við lyklun og merkja þar við valorð
og vikorð eftir því sem við á.
I áðurnefndum staðli um aðferðir við skoðun heimilda,
ákvörðun efnis þeirra og val efnisorða er lögð áhersla á
gæðastjórnun (e. quality control). Er þar mælt með að
þeir sem lykli heimildir hafi bein tengsl við notendur þar
sem þeir geti oft sagt til um hvort tiltekin heiti séu mark-
viss miðað við efnisinntak heimildar. I staðlinum er lögð
rík áhersla á að koma til móts við þarfir notenda. Til
hagræðis mætti t.d. skrifa þau valorð sem heimild fær
aftan á titilsíðu hennar þannig að notendur sjái hvaða
efnisorð tiltekin heimild fær og hafi þannig tækifæri til að
koma með tillögur um viðbætur eða breytingar. Stuðlaði
þetta verklag væntanlega að samvinnu milli notenda og
starfsfólks um ákvörðun valorða. Æskilegt er að á þeim
söfnum sem tölvuvædd eru verði þegar hafist handa við að
gefa heimildum efnisorð. Hverri heimild verði gefið eitt
efnisorð hið minnsta og síðan eins mörg og efnisþættir
hennar gefa tilefni til. Við efnisorðagjöf má t.d. nota
Dewey kerfið sem hjálpartæki og styðjast við þau efnis-
orð sem marktölurnar hafa í fyrirsögnum í kerfinu. Eins
má styðjast við orð í titli og orð sem koma fyrir í efnisyfir-
liti. Ennfremur má leita fanga um efnisorð í handbókum
og ýmsurn efnislistum sem fyrir hendi eru, s.s. í efnis-
skrárn íslenskra tímarita.
Niðurlag
Full þörf er á að lyfta grettistaki á sviði lyklunar hér á
landi. Fyrsta skrefið í þá átt hlýtur að vera að gefa út
íslenskar efnisorðaskrár til að vinna eftir. Stuðlaði það að
15